5. Definisanje korektivnih mera
Nakon što smo odredili uzroke, odnosno nakon što smo u koraku 4 otkrili koren uzroka problema, pristupamo njihovom rešavanju. Sledeći korak je definisanje korektivnih mera, i to je aktivnost koja se sprovedi kako bi se ostvario postavljen cilj (rešio problem).
Korektivne mere mogu biti dugoročne i kratkoročne. Dugoročne rešavaju osnovni uzrok, dok kratkoročne utiču na viši nivo u 5 Zašto lancu (ne na osnovni uzrok), te ih treba izbegavati.
Definisanje odgovarajuće korektivne mere se izvodi kroz nekoliko koraka. Koraci izbora odgovarajuće korektivne mere su:
- Brainstorming mogućih korektivnih mera u kome svaki član tima predlaže korektivnu meru i nju predstavljaju ostalim članovima tima
- Sužavanje liste potencijalnih korektivnih mera, odnosno eliminisanje korektivnih mere za koje tim odluči da sa manjom verovatnoćom mogu da otklone uzrok problema
- Evaluacija preostalih korektivnih mera. U ovom koraku se zapravo preostale korektivne mere ocenjuju (najčešće ocenama od 1 do 5) kroz sledeće parametre:
- Efektivnost – Da li će se postići cilj? Da li će sprečiti ponavljanje problema?
- Izvodljivost – Koliko će da košta? Da li će ugroziti kvalitet? Da li će ugroziti bezbednost? Da li zahteva angažovanje dodatnih resursa?
- Očekivani uticaj – Pozitivan, neutralan, negativan?
- Odabir odgovaraju će korektivne mere.
Za ovaj korak potrebna je uključenost kompetentnih zaposlenih. Njihova uloga je da u svojevrsnom Brainstorming-u razmene ideje za poboljšanja, analiziraju, unaprede ih ukoliko je potrebno, testiraju i pripreme za implementaciju.
Razmena ideja se može uraditi klasičnim Brainstorming-om. Svi učestvuju, daju predloge usmeno i oni se upisuju kako bi se kasnije analizirali. Nakon što su ideje prikupljene, pristupa se njihovoj analizi, eventualnoj doradi i određivanju optimalne ideje za primenu.
Nekada se koristi metoda table. Tada članovi tima na tabli upisuju ili lepe papiriće sa svojim predlozima. Ovo je dobar pristup u situacijama kada u timu imamo više osoba koje žele da budu dominantne i one koje su malo povučenije.
Pojedinačnim radom i postavljanjem ideja se obezbeđuje da svako ima mogućnost da da predlog. Ako na kraju imamo veliki broj ideja, tada primenjujemo metodu N/3. Ovo je metoda koja funkcioniše tako što svako od članova tima zaokružuje ili na neki drugi način obeležava one korektivne mere za koje smatra najviše mogu doprineti da se problem ne pojavi ponovo. Npr imamo tim od 3-oje ljudi, svako od njih je dao po 5 predloga (korektivnih mera), tako da imamo ukupno 15 predloga korektivnih mera. Nećemo implementirati sve korektivne mere, već uz pomoć N/3 ćemo fokus staviti na korektivne mere za koje tim smatra da će dati najbrži i najbolje reziultate; tako da 15 korektivnih mera podelimo sa 3, znači da svako iz tima označava po 5 korektivnih mera za koje smatra da su najrelevantnije.
Drugi način prikupljanja ideja jeste korišćenjem matrice „Uticaj/Napor“. Ova matrica nam pokazuje koliki je uticaj tog nekog rešenja (korektivne mere) na sam uzrok a koliki je napor da to ostvarimo. Ako je uticaj veliki a napor mali, u tom slučaju moći ćemo odmah implementirati korektivnu meru; s druge strane ako je uticaj da kažemo nikakav a napor veliki to verovatno nećemo odmah implementirati. Takođe, nekada cena može da bude ograničavajući faktor, pa s tim u vezi može se koristiti i matrica „Uticaj/Cena“. Ovde je jako bitno da znamo koliko nas zaista naš problem košta (how much – pored 5W1H postavlja se i ovo pitanje How much – koliko nas zapravo to i košta). Još jedna od metoda koja nam pomaže da razvrstamo potencijalne uzroke problema je i Pareto raspodela, koja omogućava da uočimo koji su to potencijalni uzroci koji najvećim delo utiču na glavni problem.