1. Formiranje tima
Kada želimo da problem rešimo na „kaizen“ način tada pribegavamo nekoj od metoda strukturnog rešavanja problema koja će nas kroz niz koraka voditi od formiranja tima i identifikacije uzroka problema preko izrade predloga rešenja i kada dokažemo da rešenje otklanja problem, pribegavamo standardizaciji kako bi osigurali da se problem više ne ponovi. Bez obzira koju smo metodologiju (A3, 8D, Kobetzu kaizen, 12 koraka kaizena…) odabrali prvi korak predstavlja formiranje tima, od koga može da zavisi i ishod celog postupka.
Prilikom formiranja tima treba uzeti u obzir da se tim treba sastojati iz različitih tipova ljudi i sa različitim sposobnostima i sferom interesovanja. Shodno tome, poželjno je odrediti i uloge u timu. To se najbolje određuje tako što ljudi iz tima rade neki od testova koji pokazuje u kom su smeru oni orijentisani. Jedan od testova koji se može primeniti za oređivanje uloga u timu jeste Belbinov model.
Ovi testovi pomoći će da:
- Se ispitanik upozna sa svojom ulogom u timu (može ih biti nekoliko),
- Ispitanik poboljša uloge koje mu najviše leže, da ih razjasni, kako bi na najbolji način doprineo/doprinela timskom radu,
- Ispitanik postane svestan/svesna da ne vredi “igrati uloge” koje mu nisu bliske. Bolje je ulagati u sebe, poboljšati svoju ulogu u timu i odabrati tim ljudi sa kojima će se u zajedničkom radu dopunjavati.
Nakon rešavanja testa, ispitanik sagledava rezultate i definiše koja je to uloga u timu koja njemu najviše leži. Uloge koje ispitanici odnosno članovi tima mogu da imaju su sledeće:
- Snalažljivi organizator (oni su obično praktični, konzervativni i odgovorni),
- Rođeni vođa (tipčne osobine ovih ljudi su da su smireni, disciplinovani i pouzdani),
- Osoba od akcije (oni su najčešće dinamični, radoznali i vole izazove),
- Osoba sa idejama (njih karakteriše individualnost i ozbiljnost),
- Osoba za kontakte (to su osobe koje sve zanima, ekstrovertne su, entuzijastične, komunikativne),
- Sudija (izuzetno su pažljivi u radu, trezveni su i ni malo emotivni),
- Čovek tima (socijalne osobe koje su i osetljive),
- Perfekcionista (osobe koje se pridržavaju dogovora i dosta su precizne).
Najbolje je da se jedan tim sastoji od svih ovih uloga, jer se na taj način dobija kompletna slika ljudi sa različitim osobinama i ineteresovanjima koji mogu mnogo lakše neki problem da reše. Dakle, to je jedan multidisciplinarni tim koji će probleme posmatrati iz različitih uglova i koji poseduju posebna znanja za rešavanje tih problema. Najbolje je da se problemi rešavaju u Gembi, odnosno na mestu gde se taj problem javio (bilo da je to proizvodnja, kancelarija, magacil i sl.).
Kako bi se problemi uspešno rešavali potrebno je izgraditi okruženje, u kome se problemi brzo prepoznaju, temeljno analiziraju i rešavaju. Kako bi to bilo moguće neophodno je detaljno upoznavanje svakog od članova sa procesom u kome se problem koji rešavamo pojavljuje, ali i opremom, alatima, materijalima… Pored toga menadžment ne sme samo da izrazi podršku za ovaj pristup. Potrebno je da se aktivno uključe u rešavanje i na taj način ulože svoj najskuplji resurs, vreme. To se može uraditi i kroz aktivno interesovanje za aktivnosti timova, praćenje njihovog napretka, aktivnosti, procesa implementacije i pohvale i nagrade za učesnike. Na ovaj način menadžment stiče bolju sliku o samim procesima na operativnom nivou, poboljšava komunikaciju između organizacionih nivoa i odnose između zaposlenih. Jako je bitno da se problemi ne kriju, već da se na njihovom rešavanju aktivno radi.