3. Dekompozicija problema i definisanje akcija za suzbijanje posledica

Kako bi problem bio rešen, neophodno je da problem bude dekomponovati. To suštinski znači da mora biti rasčlanjen na svoje sastavne delove. Prilikom dekomponovanja problema, dobija se veći broj sitnijih problema. Dakle, neophodno je izvršiti dekompoziciju većih problema i prvo rešavati one probleme koji imaju najveći uticaj.

Primera radi ukoliko je naš problem škart proizvodi, nakon raščlanjavanja problema 5% škarta na svoje delove da je 30% usled lošeg zavarivanja, 25% usled lošeg brušenja, 20% usled farbanja i tako dalje dobićemo veći broj manjih problema na kojima sada možemo raditi i dalje ih analizirati.

Kao pomoćni alat za prioretizaciju problema možemo koristiti i matricu Hitno/Bitno. Matrica Hitno/Bitno se sastoji iz 4 kvadranta i to su Radi, Planiraj, Delegiraj i Odbaci. Sve što je hitno i što je bitno, treba uradi; sve što je bitno ali nije hitno planiraj kada ćeš uraditi; sve što je hitno a nije bitno treba delegirati drugima i sve što niti je hitno niti je bitno odbaciti.

Nakon što su prikupljene informacije o problemu (opisan problem i dekomponovan problem), mogu se postaviti ciljevi koje želimo da postignemo. Ciljevi se koriste za praćenje toka procesa rešavanja problema i kasnije merenje uspeha novog rešenja. Ciljevi moraju biti realni i dostižni, takođe moraju biti i transparentni i u skladu sa kompanijskim ciljevima. 

Prilikom njihovog postavaljanja važno je da budu „SMART“:

  • Specific – jasno određeni,
  • Measurable – merljivi,
  • Ambitious – ambiciozni,
  • Realistic – realni,
  • Timely – vremenski ograničeni.

Kada ciljevi imaju ove osobine, postaju mnogo jasniji i daju osnovu za praćenje rezultata.

Nije bitno koja je veličina dekomponovanog problema, SMART metoda za definisanje ciljeva je primenljiva na bilo koga ili bilo koju organizaciju ili posao ili problem.

Prilikom određivanja ciljeva može se koristiti i jednostavnija struktura koja zahteva odgovore na sledeća pitanja:

  • Šta će biti urađeno?
  • Do kada?
  • Kolika će biti promena(broj, %, ocena,…)?